โดยทั่วไปการคัดเลือก หรือแต่งตั้งหัวหน้างานจะทำการคัดเลือก จากพนักงานระดับปฏิบัติการที่มีผลการทำงานดี มีพฤติกรรมที่ดี เป็นที่ไว้วางใจได้ (หรืออาจคัดเลือกมาจากบุคคลภายนอก) แต่งานที่ทำได้ดีอยู่เดิมนั้นจะเป็นการทำงานที่สำเร็จด้วยตนเองเป็นหลัก
โดยอาศัยคู่มือหรือระเบียบปฏิบัติงานที่ชัดเจนแต่การเป็นหัวหน้างานที่ต้องทำให้งานสำเร็จโดยใช้ผู้อื่นทำโดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญชา นั้นต้องมีการประสานงานกับแผนกต่างๆ มากขึ้น ลักษณะการทำงานจะเปลี่ยนไปจากเดิมคือเปลี่ยนจากการทำงานกับงานของตัวเองเป็นการทำงานกับคน
ซึ่งมีเงื่อนไข เทคนิคและปัญหามากขึ้นจากเดิมบ่อยครั้งที่พบว่าผู้ที่ทำหน้าที่หัวหน้างาน ยังคงปฏิบัติงานใน เ นื้ อ งานที่ตัวเองเคยชินอยู่ ไม่กระจายงาน ไม่ติดตามงาน ไม่สอนงาน เป็นต้น ดังนั้นหัวหน้างานไม่ว่าเพิ่งจะได้รับการแต่งตั้ง หรือกำลังปฏิบัติหน้าที่หัวหน้างานอยู่แล้ว
หรือแม้แต่พนักงานที่มีศักยภาพที่จะเตรียมตัวขึ้นเป็นหัวหน้างาน ควรได้รับการอบรมสำหรับการเป็นหัวหน้างานที่ดี ซึ่งต้องอาศัยการอบรมอย่างเหมาะสม ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ต้องเข้าใจ ในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
2. มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจ ให้กับผู้อื่น
3. มีการการกระจายงานและมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ต้องมีภาวะความเป็นผู้นำ
5. มีการติดตามงาน
6. มีทักษะในการประเมินผลงาน และการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
1. ต้องเข้าใจ ในบทบาทหน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
การได้รับ ตำแหน่งหัวหน้างาน ถือเป็นบทบาทใหม่ ที่คุณไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งคุณก็อาจจะยังไม่แน่ใจ ในบทบาทตัวเองสักเท่าไหร่ มีหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้นมา อำนาจการตัดสินใจมีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวังจากผู้บริหารมีอะไรบ้าง
ซึ่งวิธีที่ดีที่สุดคือการคุยกับผู้บริหารโดยตรง ว่าขอบเขตการทำงานของคุณอยู่ตรงไหน มีเรื่องใดบ้างที่ต้อง ให้ผู้บริหารตัดสินใจ สอบถามให้ชัดเจนว่ามีเป้าหมายใด ที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งเป้าหมายที่ชัดจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าต้องทำอะไร หลังจากนั้นการวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่าย
2. มีวิธี ในการสร้างแรงจูงใจให้กับผู้อื่น
บางครั้งต่อให้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่เก่ง แต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้ด้วยดี เพราะตัวแปรสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง ก็คือนิสัยใจคอของแต่ละคน ซึ่งอย่างแรกเลยคุณจะต้องเข้าใจก่อนว่าคนมีความแตกต่างกัน ทั้งในเรื่องสไตล์การทำงาน นิสัยส่วนตัว
ซึ่งคุณไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สำคัญเพียงแค่ว่าคุณจะทำอย่างไรให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดี โดยอาจจะจัดให้มีการประชุมทีมขึ้น เพื่ออธิบายถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ของคุณ ชี้ชัดให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกันและเน้นย้ำว่าเป้าหมายจะสำเร็จได้
ต้องมาจากความร่วมมือกันของทุกคนหลังจากนั้นหาเวลาพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในการทำงาน หรือ ความไม่สบายใจต่าง ๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด
3. มีการการกระจายงานและมอบหมายงาน ให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
หลายคนเมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ ก็มักจะปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำในสิ่งที่เคยทำโดยไม่ได้พิจารณา ว่าแต่ละคนนั้น ทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้คุณควรแบ่งเวลาเพื่อศึกษาผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณในแต่ละคนว่ามีทักษะด้านไหนบ้าง จุดแข็ง จุดอ่อน
และสไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร หาโอกาสคุยเพื่อสอบถามความคิดเห็น และวางแผนการทำงานร่วมกัน ซึ่งนอกจากคุณจะได้คนที่เหมาะกับงานที่สุดแล้ว คุณอาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่างที่หลบซ่อนอยู่ในตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณก็ได้
เพราะบางคนเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิตแต่พอได้เปลี่ยนไปทำในสิ่งที่ชอบก็อาจจะทำผลงานได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. ต้องมี ภาวะความเป็นผู้นำ
การที่ผู้บริหารเลือกคุณขึ้นมาเป็นหัวหน้านั่นแสดงว่าเขาเห็นแววการเป็นผู้นำในตัวคุณอยู่แล้ว แต่หลายครั้งหัวหน้างานใหม่ก็ยังเข้าใจผิดคิดว่าหน้าที่หลักของหัวหน้าคือการสั่งงาน ควบคุมงานให้เสร็จโดยที่ความคิดของหัวหน้าต้องเป็นใหญ่ที่สุด
อย่าลืมว่าคุณยังไม่ได้สร้างผลงาน หรือมีการแสดงออกให้ทุกคนยอมรับไม่ใช่เอาแต่สั่งงานอย่างเดียว จริงๆ แล้วภาวะผู้นำสามารถแสดงออกผ่าน การกระทำได้หลายรูปแบบไม่ว่าจากการวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกทีมเห็น เป็นโค้ชที่คอยสอนงาน เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำ
และเป็นเพื่อนที่ร่วมงานสังสรรค์กันบ้างในบางเวลา และควรเตรียมพร้อมและเปิดใจรับฟังปัญหาจากลูกน้อง อย่างทั่วถึงเสมอ ประพฤติกับลูกน้องให้เปรียบเสมือน ‘ลูกค้า’ ที่ให้คุณเป็นที่ปรึกษาเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพวกเขา นำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างจริงใจ
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณได้รับ การนับถือมากขึ้น รวมถึงในบางครั้งการเป็นตัวกลางเพื่อช่วยสื่อสารและรับ แ ร ง เ สี ย ด ท า น ในเรื่องการบริหารงานจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชากล้าที่จะพูดถึงปัญหามากขึ้น ทำให้คุณรับรู้และช่วยดันเรื่องให้ผู้บริหารดำเนินงานให้กับคุณได้รวดเร็วมากขึ้น
5. มีการ การติดตามงาน
ตอนนี้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่ต้องรับผิดชอบแล้ว การที่คุณมัวแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานหนักเพื่อทำงานของตัวเองให้เสร็จเหมือนเมื่อก่อน คงจะไม่เพียงพออีกต่อไป อย่าลืมว่าหน้าที่คุณนั้นเปรียบเสมือนกัปตันเรือ ที่ต้องรับผิดชอบลูกเรืออีกหลายชีวิต
คุณไม่จำเป็นต้องออกแรงพาย แต่คุณจะต้องรู้ว่าหางเสือต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้องใช้ความเร็วเท่าไหร่ เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนดนอกจากคุณจะต้องคอยดูแล
การทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชา ในภาพรวมแล้ว คุณยังต้องหมั่นมองไปข้างหน้าอีกด้วยว่ามีอุปสรรคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้วางแผนรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
6. มีทักษะ ในการประเมินผลงานและการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
คุณควรกำหนด การทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนตามตำแหน่ง มีกิจกรรมที่วัดผลงานให้กับพวกเขาอย่างชัดเจน เช่น งานผลิต คุณต้องกำหนดกิจกรรม ที่วัดผลได้ให้กับพวกเขา เช่น ผลิตงานได้ ชั่ ว โมงละกี่ชิ้น ทำใบนัดส่งสินค้าได้วันละกี่ใบ เป็นต้น
และอย่าใช้อคติกับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอันขาด เพราะการทำงานที่เป็น Team Work จะค่อยๆ หายลงไปในไม่ช้า กรณีเช่น คุณชอบลูกน้องคนนี้ จึงมอบหมายงานให้กับคนนี้ เพียงคนเดียว แต่กับอีกคนคุณจึงไม่กำหนดงานอะไรทำให้เขาไม่มีผลงาน และการประเมินงานที่ดีที่สุด
คือการจัดประชุมเพื่อตรวจเช็ค การทำงานอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนวทางการแก้ปัญหาใหม่ๆ และกำหนดวินัยให้กับทีมในการส่งรายงานการทำงาน (R e p o r t) เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาด้อย่างทั่วถึงและเป็นธรรมกับทุกคน
ดังนั้นช่วงแรกของการก้าว เข้ามาสู่ตำแหน่งหัวหน้างานนี้ อาจจะดูวุ่นวายและต้องใช้เวลา ในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่ถ้าคุณเป็นคนที่ถูกเลือกมาอยู่ในตำแหน่งนี้แล้วแสดงว่าคุณเองก็ต้องมี ดีเหมือนกันการเรียนรู้ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น ไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้แค่เพียงข้ามคืน
แต่คุณควรจะต้องใช้เวลา ในการสั่งสมประสบการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าหยุดที่จะพัฒนาตนเองเพราะวันข้างหน้ายังมีความท้าทายอีกมากมาย ที่รอคุณอยู่ในเส้นทางของการเป็นหัวหน้างาน…….ขอให้โชคดีครับ
ขอขอบคุณ w r p-f a c t o r y c o n s u l t a n t
