โดยทั่วไป การคัดเลือกหรือแต่งตั้งหัวหน้างานจะทำการคัดเลือก จากพนักงานระดับปฏิบัติ การที่มีผลการทำงานดี มีพฤติกรรมที่ดีเป็นที่ไว้วางใจได้ (หรืออาจคัดเลือกมาจากบุคคลภายนอก) แต่งานที่ทำได้ดีอยู่เดิมนั้นจะเป็นการทำงานที่สำเร็จด้วยตนเองเป็นหลัก
โดยอาศัยคู่มือหรือระเบียบปฏิบัติงานที่ชัดเจนแต่การเป็นหัวหน้างานที่ต้องทำให้งานสำเร็จโดยใช้ผู้อื่นทำโดยเฉพาะผู้ใต้บังคับบัญชานั้นต้องมีการประสานงานกับแผนกต่างๆ มากขึ้น ลักษณะการทำงานจะเปลี่ยนไปจากเดิมคือเปลี่ยนจากการทำงานกับงานของตัวเองเป็นการทำงานกับคน
ซึ่งมีเงื่อนไข เทคนิคและปัญหามากขึ้นจากเดิมบ่อยครั้งที่พบว่าผู้ที่ทำหน้าที่หัวหน้างานยังคงปฏิบัติงานใน เ นื้ อ งานที่ตัวเองเคยชินอยู่ ไม่กระจายงาน ไม่ติดตามงาน ไม่สอนงาน เป็นต้น ดังนั้นหัวหน้างานไม่ว่าเพิ่งจะได้รับการแต่งตั้ง หรือกำลังปฏิบัติหน้าที่หัวหน้างานอยู่แล้ว
หรือแม้แต่พนักงานที่มีศักยภาพ ที่จะเตรียมตัวขึ้นเป็นหัวหน้างาน ควรได้รับการอบรมสำหรับการเป็นหัวหน้างานที่ดี ซึ่งต้องอาศัยการอบรมอย่างเหมาะสม ดังนั้นหัวหน้างานที่ดีควรมีคุณสมบัติดังต่อไปนี้
1. ต้องเข้าใจในบทบาท หน้าที่ของการเป็นหัวหน้างาน
2. มีวิธีในการสร้างแรงจูงใจ ให้กับผู้อื่น
3. มีการการกระจายงาน และมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ต้องมี ภาวะความเป็นผู้นำ
5. มีการติดตามงาน
6. มีทักษะ ในการประเมินผลงาน และการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
1. ต้องเข้าใจในบทบาทหน้าที่ ของการเป็นหัวหน้างาน
การได้รับ ตำแหน่งหัวหน้างาน ถือเป็นบทบาทใหม่ ที่คุณไม่เคยมีประสบการณ์มาก่อน ซึ่งคุณก็อาจจะยังไม่แน่ใจ ในบทบาทตัวเองสักเท่าไหร่ มีหน้าที่อะไรบ้างที่เพิ่มขึ้นมา อำนาจการตัดสินใจมีมากแค่ไหน รวมถึงความคาดหวังจากผู้บริหารมีอะไรบ้าง
ซึ่งวิธีที่ดีที่สุด คือการคุยกับผู้บริหารโดยตรง ว่าขอบเขตการทำงานของคุณอยู่ตรงไหน มีเรื่องใดบ้างที่ต้องให้ผู้บริหารตัดสินใจ สอบถามให้ชัดเจนว่ามีเป้าหมายใด ที่คุณจะต้องทำให้สำเร็จในระยะเวลาที่กำหนด ซึ่งเป้าหมายที่ชัดจะช่วยให้คุณเห็นภาพว่าต้องทำอะไร หลังจากนั้นการวางแผนก็จะเป็นเรื่องง่าย
2. มีวิธีในการสร้าง แรงจูงใจให้กับผู้อื่น
บางครั้ง ต่อให้คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่เก่งแต่ก็ไม่ได้หมายความว่างานทุกอย่างจะสำเร็จได้ด้วยดี เพราะตัวแปรสำคัญอีกเรื่องหนึ่ง ก็คือนิสัยใจคอของแต่ละคน ซึ่งอย่างแรกเลยคุณจะต้องเข้าใจก่อนว่าคนมีความแตกต่างกัน ทั้งในเรื่องสไตล์การทำงาน นิสัยส่วนตัว
ซึ่ง คุณไม่สามารถที่จะไปเปลี่ยนแปลงเรื่องนี้ได้ สำคัญเพียงแค่ว่าคุณจะทำอย่างไรให้พวกเขาทำงานร่วมกันได้ดี โดยอาจจะจัดให้มีการประชุมทีมขึ้น เพื่ออธิบายถึงบทบาทหน้าที่ใหม่ของคุณ ชี้ชัดให้ทุกคนเห็นถึงเป้าหมายเดียวกัน
และเน้นย้ำว่า เป้าหมายจะสำเร็จได้ต้องมาจากความร่วมมือกันของทุกคนหลังจากนั้นหาเวลาพูดคุยเป็นการส่วนตัวกับผู้ใต้บังคับบัญชาเพื่อสอบถามถึงปัญหาที่พบในการทำงาน หรือ ความไม่สบายใจต่าง ๆ เพื่อที่จะปรับแก้และหาวิธีที่ลงตัวที่สุด
3. มีการการกระจายงาน และมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา
หลายคน เมื่อเข้ามารับตำแหน่งใหม่ก็มักจะปล่อยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำในสิ่งที่เคยทำโดยไม่ได้พิจารณา ว่าแต่ละคนนั้น ทำในสิ่งที่ตัวเองถนัดจริงหรือไม่ ซึ่งในขั้นตอนนี้คุณควรแบ่งเวลาเพื่อศึกษาผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณในแต่ละคนว่ามีทักษะด้านไหนบ้าง จุดแข็ง จุดอ่อนและสไตล์การทำงานของแต่ละคนเป็นอย่างไร
หาโอกาสคุยเพื่อสอบถามความคิดเห็น และวางแผนการทำงานร่วมกัน ซึ่งนอกจากคุณจะได้คนที่เหมาะกับงานที่สุดแล้ว คุณอาจจะเจอความสามารถพิเศษบางอย่างที่หลบซ่อนอยู่ในตัวของผู้ใต้บังคับบัญชาของคุณก็ได้เพราะบางคนเสียเวลาทำสิ่งที่ไม่ถนัดมาทั้งชีวิตแต่พอได้เปลี่ยนไปทำในสิ่งที่ชอบก็อาจจะทำผลงานได้ดีอย่างไม่น่าเชื่อ
4. ต้องมี ภาวะความเป็นผู้นำ
การที่ผู้บริหารเลือกคุณขึ้นมา เป็นหัวหน้านั่นแสดงว่าเขาเห็นแววการเป็นผู้นำในตัวคุณอยู่แล้ว แต่หลายครั้งหัวหน้างานใหม่ก็ยังเข้าใจผิดคิดว่าหน้าที่หลัก ของหัวหน้าคือการสั่งงาน ควบคุมงานให้เสร็จโดยที่ความคิดของหัวหน้าต้องเป็นใหญ่ที่สุด
อย่าลืมว่าคุณยังไม่ได้สร้างผลงาน หรือมีการแสดงออกให้ทุกคนยอมรับไม่ใช่เอาแต่สั่งงานอย่างเดียว จริงๆ แล้วภาวะผู้นำสามารถแสดงออกผ่าน การกระทำได้หลายรูปแบบไม่ว่าจากการวางตัวเป็นแบบอย่างที่ดีให้ลูกทีมเห็น เป็นโค้ชที่คอยสอนงาน เป็นที่ปรึกษาที่ช่วยให้คำแนะนำ
และเป็นเพื่อนที่ร่วมงานสังสรรค์กันบ้างในบางเวลา และควรเตรียมพร้อมและเปิดใจรับฟังปัญหา จากลูกน้องอย่างทั่วถึงเสมอ ประพฤติกับลูกน้องให้เปรียบเสมือน ‘ลูกค้า’ ที่ให้คุณเป็นที่ปรึกษาเพื่อช่วยแก้ปัญหาให้กับพวกเขา นำเสนอวิธีแก้ปัญหาอย่างจริงใจ
ไม่ว่าจะเป็นเรื่องเล็กหรือเรื่องใหญ่สิ่งเหล่านี้ จะช่วยให้คุณได้รับการนับถือมากขึ้น รวมถึงในบางครั้งการเป็นตัวกลางเพื่อช่วยสื่อสารและรับ แ ร ง เ สี ย ด ท า น ในเรื่องการบริหารงานจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชากล้าที่จะพูดถึงปัญหามากขึ้น ทำให้คุณรับรู้และช่วยดันเรื่องให้ผู้บริหารดำเนินงานให้กับคุณได้รวดเร็วมากขึ้น
5. มีการ การติดตามงาน
ตอนนี้ คุณมีผู้ใต้บังคับบัญชาที่ต้องรับผิดชอบแล้ว การที่คุณมัวแต่ก้มหน้าก้มตาทำงานหนักเพื่อทำงานของตัวเอง ให้เสร็จเหมือนเมื่อก่อนคงจะไม่เพียงพออีกต่อไป อย่าลืมว่าหน้าที่คุณนั้นเปรียบเสมือนกัปตันเรือ ที่ต้องรับผิดชอบลูกเรืออีกหลายชีวิต
คุณไม่จำเป็นต้องออกแรงพายแต่คุณจะต้องรู้ว่า หางเสือต้องหันไปในทิศทางไหน ใครมีหน้าที่ต้องทำอะไรบ้าง และต้องใช้ความเร็วเท่าไหร่ เพื่อที่จะไปถึงจุดหมายได้ในระยะเวลาที่กำหนดนอกจากคุณจะต้องคอยดูแลการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาในภาพรวมแล้ว
คุณยังต้องหมั่นมองไปข้างหน้าอีกด้วยว่ามีอุปสรรคหรือไม่ เพื่อที่คุณจะได้วางแผนรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้อย่างทันท่วงที
6. มีทักษะ ในการประเมินผลงานและการให้คำแนะนำต่อผู้ใต้บังคับบัญชา
คุณควรกำหนดการทำงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนตามตำแหน่ง มีกิจกรรมที่วัดผลงานให้กับพวกเขาอย่างชัดเจน เช่น งานผลิต คุณต้องกำหนดกิจกรรมที่วัดผลได้ให้กับพวกเขา เช่น ผลิตงานได้ ชั่ ว โมงละกี่ชิ้น ทำใบนัดส่งสินค้าได้วันละกี่ใบ เป็นต้น
และอย่าใช้อคติกับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นอันขาด เพราะการทำงานที่เป็น Team Work จะค่อยๆหายลงไปในไม่ช้า กรณีเช่น คุณชอบลูกน้องคนนี้ จึงมอบหมายงานให้กับคนนี้ เพียงคนเดียว แต่กับอีกคนคุณจึงไม่กำหนดงานอะไรทำให้เขาไม่มีผลงาน และการประเมินงานที่ดีที่สุด
คือการจัดประชุมเพื่อตรวจเช็คการทำงานอย่างสม่ำเสมอ รวมทั้งเปิดโอกาสให้ผู้ใต้บังคับบัญชาแสดงความคิดเห็น หรือเสนอแนวทางการแก้ปัญหาใหม่ๆ และกำหนดวินัยให้กับทีม ในการส่งรายงานการทำงาน (R e p o r t)
เพื่อให้คุณสามารถใช้เวลาตรวจสอบการทำงานของผู้ใต้บังคับบัญชาได้อย่างทั่วถึงและเป็นธรรมกับทุกคน ดังนั้นช่วงแรกของการก้าวเข้ามาสู่ตำแหน่งหัวหน้างานนี้ อาจจะดูวุ่นวายและต้องใช้เวลาในการปรับตัวอยู่บ้าง แต่
ถ้าคุณเป็นคนที่ถูกเลือกมาอยู่ในตำแหน่งนี้แล้วแสดงว่าคุณเองก็ต้องมี ดีเหมือนกันการเรียนรู้ ที่จะเป็นผู้นำที่ดีนั้น ไม่สามารถจะทำให้สำเร็จได้ แค่เพียงข้ามคืน แต่คุณควรจะต้องใช้เวลาในการสั่งสมประสบการณ์ สิ่งสำคัญที่สุดคืออย่าหยุดที่จะพัฒนาตนเอง
เพราะวันข้างหน้ายังมี ความท้าทายอีกมากมาย ที่รอคุณอยู่ในเส้นทางของการเป็นหัวหน้างาน…….ขอให้โชคดีครับ
ขอขอบคุณ w r p-f a c t o r y c o n s u l t a n t
